協(xié)同管理
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在OA系統(tǒng)實(shí)施中的核心作用是什么?
OA是面向企業(yè)所有人(包括管理層、各部門負(fù)責(zé)人、普通員工等)的管理軟件,沒有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參與(尤其是缺乏IT部門的企業(yè)),OA沒有和企業(yè)的管理理念及管理制度相結(jié)合,再好的軟件產(chǎn)品和技術(shù)也難以發(fā)揮效用。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在OA實(shí)施中的核心作用,首先體現(xiàn)在對(duì)OA的了解和規(guī)劃,其次體現(xiàn)在對(duì)OA的使用與推廣過程中。
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需了解OA的作用,參與OA的需求規(guī)劃
一些中小企業(yè)實(shí)施OA(如其說是購買OA更為貼切),一般是讓某個(gè)人負(fù)責(zé)OA的相關(guān)事宜,OA項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在市場(chǎng)上對(duì)OA進(jìn)行海選,再比較功能和價(jià)格,最終選擇其中的一款OA??梢韵胂?,這樣的OA實(shí)施難以發(fā)揮應(yīng)有的作用,究其原因是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的信息化意識(shí)不強(qiáng),企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不了解OA的作用,OA實(shí)施一開始就帶有盲目性,使用OA不是簡單的OA購買,是將OA軟件技術(shù)與企業(yè)管理制度的緊密結(jié)合。
因此,實(shí)施OA首先需要明確確立使用OA的目標(biāo),通過OA信息化提升內(nèi)部溝通、協(xié)同和協(xié)作能力,節(jié)省企業(yè)的相關(guān)資源,降低企業(yè)的經(jīng)營與管理成本,通過有效的信息共享對(duì)外提升企業(yè)的快速反應(yīng)能力。由于OA是面向企業(yè)內(nèi)部管理的軟件,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)OA和信息化需要有一定程度的了解,這樣企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理理念、企業(yè)的管理制度,以及企業(yè)自身的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)可以在OA中得到很好的體現(xiàn)。因此,實(shí)施OA前企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需做到正確的認(rèn)識(shí)OA,并需要參與到OA的功能與需求規(guī)劃之中。
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在OA使用與推廣中的作用
一般來說企業(yè)單位的規(guī)模越大,OA使用和推廣的難度也就越大,對(duì)單位組織協(xié)調(diào)的要求就越高。由于OA本身是面向企業(yè)管理的,不同的人對(duì)OA的認(rèn)識(shí)也不一樣,一些人會(huì)將對(duì)企業(yè)管理制度的不滿發(fā)泄在OA上,這樣會(huì)導(dǎo)致OA項(xiàng)目負(fù)責(zé)人面臨來自不同方面的阻力,只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的帶頭使用OA和推動(dòng)OA,OA才能順暢實(shí)現(xiàn)全員化的應(yīng)用,并在企業(yè)內(nèi)部形成一種制度和習(xí)慣。
OA使用與推廣本身就帶有一定的強(qiáng)制性,只有企業(yè)各個(gè)層次的人員都參與進(jìn)來,才能產(chǎn)生充分發(fā)揮OA的協(xié)同和協(xié)作的效應(yīng),如果聽之任之和任憑員工的興趣去使用,最終必然會(huì)導(dǎo)致OA被慢慢的擱置或放棄。在OA長期的使用過程中,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)積累了OA和信息化的經(jīng)驗(yàn),可以不斷的優(yōu)化和完善OA流程,反過來又會(huì)提升OA的應(yīng)用效果,形成一個(gè)良性的循環(huán)。