以集團(tuán)型多單位組織架構(gòu)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化組織行為管理。隨著企業(yè)的發(fā)展與擴(kuò)張，企業(yè)的集團(tuán)化發(fā)展已成為一種選擇, 總部對(duì)下屬企業(yè)的管控模式無論是操作管理型，還是戰(zhàn)略管理型，都需要一個(gè)能在上下級(jí)之間、各平級(jí)機(jī)構(gòu)之間搭起瞬間溝通和協(xié)作的橋梁?；谶@一思想，oa協(xié)同管理軟件基于體系化的組織模型構(gòu)架，設(shè)計(jì)了集團(tuán)、單位、部門、人員組織機(jī)構(gòu)樹，提供職務(wù)級(jí)別、崗位和各種業(yè)務(wù)角色的自定義，并支持一人多崗、一人多單位兼職、內(nèi)部人員和外部人員的區(qū)分機(jī)制，這種組織結(jié)構(gòu)模型可以長期支持集團(tuán)化管理的需要。在行為管理方式上，協(xié)同管理軟件通過剛性流程與單據(jù)模板，實(shí)現(xiàn)低頻高效的組織業(yè)務(wù)控制和管理;通過個(gè)人自建協(xié)同流程給組織內(nèi)外人員，實(shí)現(xiàn)高頻低效的日常事務(wù)協(xié)作和信息溝通。通過在線人員、關(guān)聯(lián)人員、部門空間和項(xiàng)目空間，實(shí)現(xiàn)人與人、人與事和事與事的高效協(xié)作。從而，解決了跨地域、跨時(shí)間、異步與同步兼顧的組織行為管理，真正建立起了互聯(lián)網(wǎng)上的虛擬辦公室。

　　n 以“人”為中心，銜接“人、財(cái)、物、事、時(shí)間”

　　人是決定組織生存發(fā)展成功與否的一個(gè)關(guān)鍵因素。一切組織行為管理都是圍繞著人而展開的。但“人”不是獨(dú)立存在的，與“財(cái)、物、事、時(shí)間”等要素密切相關(guān)。基于這一思想，A8協(xié)同管理軟件強(qiáng)調(diào)了以“人”為中心構(gòu)建行為管理的信息資源。只要找到一個(gè)人，就可以方便地獲取他對(duì)外開放的一切信息。如您發(fā)給他的協(xié)同事項(xiàng)、他發(fā)給您的協(xié)同事項(xiàng)、他的時(shí)間安排和計(jì)劃、他撰寫的文檔資料等。通過“關(guān)聯(lián)項(xiàng)目”，就可以組織一個(gè)動(dòng)態(tài)團(tuán)隊(duì)，在所構(gòu)建的項(xiàng)目空間中，分享、交流和管理所有與項(xiàng)目相關(guān)的人、事、物。

　　1. 以人為中心的任務(wù)、事件和流程的描述

　　oa協(xié)同管理軟件抽象出了組織中“人”這一關(guān)鍵要素的特征，將組織中人的行為管理和執(zhí)行控制通過“協(xié)同工作”這一通用的功能進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，其中的任務(wù)描述被分解為標(biāo)題類描述信息、正文信息、附件、補(bǔ)充意見的發(fā)起者描述結(jié)構(gòu);通過將組織中所有需要“我”參與的事件、任務(wù)和決策事項(xiàng)變?yōu)榻y(tǒng)一的我的“待辦事項(xiàng)”，支持各類的審批、申請(qǐng)、溝通、支持等的一項(xiàng)項(xiàng)獨(dú)立的活動(dòng)，使得“我”可以書面的回復(fù)意見、上傳文件、確認(rèn)結(jié)果等的行為能夠容易地實(shí)現(xiàn)。

　　同時(shí)，針對(duì)中國大型組織以公文為主導(dǎo)實(shí)現(xiàn)跨組織協(xié)作的特征，將公文抽象出了可定制的文單、附件、流程節(jié)點(diǎn)和流程，并支持套紅、打印和權(quán)限管理等形式化的特征，以及最終歸檔成為公文檔案的結(jié)構(gòu)，支持具有中國人文特征的公文管理系統(tǒng)。

　　2. 建立起有效的“人”之間的聯(lián)系

　　oa協(xié)同管理軟件基于對(duì)于組織中人的研究，提供了通過部門、組(團(tuán)隊(duì))、崗位等多種方式建立起組織中人與人、人與角色、人與部門的聯(lián)系。使我們?cè)诨ヂ?lián)網(wǎng)辦公環(huán)境下的工作與我們?cè)谌粘Ｉ钪械霓k公環(huán)境相一致，實(shí)現(xiàn)了線上的網(wǎng)絡(luò)化的辦公。

　　oa協(xié)同管理軟件獨(dú)創(chuàng)性地建立了關(guān)聯(lián)人員的結(jié)構(gòu)，支持組織中的人將與我經(jīng)常打交道的人的信息進(jìn)行歸類抽取，并實(shí)現(xiàn)了向我的“關(guān)聯(lián)人員”發(fā)送留言、文件、協(xié)同工作事項(xiàng)等互動(dòng)性很強(qiáng)的應(yīng)用。事實(shí)上，由于人具有對(duì)他人的視覺化的記憶特征，這種方式對(duì)于信息的查找和利用明顯優(yōu)于我們通過標(biāo)題、時(shí)間等其他信息的緯度去查找和檢索事件的方便性，是一種人與人之間協(xié)作的高效、人文的方式。

　　在oa協(xié)同管理軟件中，你還可以建立起自己的與他人協(xié)作的個(gè)人組，使得你可以最快的找到組織中人的相關(guān)聯(lián)的人員;組織中的人也可以建立自己經(jīng)常性的與他人的流程關(guān)系，通過模式化的流程去完成匯報(bào)、命令和知識(shí)的傳遞。例如，一個(gè)出納每周需要向單位的財(cái)務(wù)主管和總經(jīng)理發(fā)送出納報(bào)表，他(她)即可建立一個(gè)固定的與領(lǐng)導(dǎo)的流程，每次發(fā)送excel的出納報(bào)表時(shí)調(diào)用此流程即可，并可以通過關(guān)聯(lián)到領(lǐng)導(dǎo)的“關(guān)聯(lián)人員”看到歷史上所發(fā)送的所有報(bào)表的歸類呈現(xiàn)。

　　除此以外，協(xié)同軟件的282版本中還增加了組織外的人參與到組織活動(dòng)中來的功能。由于組織行為活動(dòng)中不可避免地需要和與組織有密切業(yè)務(wù)往來的外部人員長期交流，而這些交流過程中的信息記載對(duì)組織而言也具有十分重要的意義，故A8協(xié)同軟件引入“泛組織”概念，嚴(yán)格區(qū)分組織內(nèi)外人員之間的相互協(xié)作與溝通，既能做到與外部人員的快速有效協(xié)作，積累協(xié)作信息，同時(shí)又有嚴(yán)格的權(quán)限限制體系，以保證組織內(nèi)信息的安全。

　　3. 支持個(gè)人的時(shí)間管理和工作管理

　　oa協(xié)同管理軟件完整地支持個(gè)人的時(shí)間管理，并支持個(gè)人將重要的需要他人知道的事件發(fā)布到部門、項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)任務(wù)事件的有效共享，將自己的工作“曝光”在組織之下，根據(jù)梅奧的霍桑實(shí)驗(yàn)我們知道，這可以有效地提高團(tuán)隊(duì)的工作效率和工作質(zhì)量，對(duì)于組織任務(wù)的完成和組織目標(biāo)的達(dá)到具有重要的支持作用。

　　oa協(xié)同管理軟件的個(gè)人時(shí)間管理支持重要、緊急兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)緯度的描述和管理，支持將我的事件劃分為待安排、已安排、處理中、完成等多種狀態(tài)，并支持個(gè)人對(duì)自己的事件進(jìn)行第二象限法的分析，對(duì)于愿意通過有效時(shí)間管理的個(gè)人和團(tuán)隊(duì)提供了高效的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的支持。

　　對(duì)于“我的”事件的來源，oa協(xié)同管理軟件支持響應(yīng)性的協(xié)同事項(xiàng)轉(zhuǎn)入日程事件安排、自我的工作安排、他人委托事項(xiàng)、領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)事項(xiàng)、秘書安排的任務(wù)事項(xiàng)，處處貫徹以人為中心的任務(wù)安排和發(fā)布。

　　在日程事件的管理中，針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)日程的共享和發(fā)布，oa協(xié)同管理軟件專門設(shè)計(jì)了秘書安排領(lǐng)導(dǎo)事件，并在授權(quán)控制下，將領(lǐng)導(dǎo)日程發(fā)布到單位的共享空間供組織查看的功能，這也是目前行政辦公對(duì)組織要求在協(xié)同管理軟件中的體現(xiàn)。

　　4. 以人為中心的計(jì)劃管理實(shí)現(xiàn)

　　按照法約爾的過程管理理論，計(jì)劃、控制、指揮、組織等是組織過程管理的關(guān)鍵，計(jì)劃執(zhí)行控制的好壞是一個(gè)組織完成目標(biāo)的有效手段，也是組織成熟度的主要標(biāo)志。

　　任何組織的目標(biāo)都是通過計(jì)劃控制實(shí)現(xiàn)的，目標(biāo)分解為子目標(biāo)，分解到部門再最終分解到人。在中國的傳統(tǒng)文化中，組織的目標(biāo)其實(shí)就是領(lǐng)導(dǎo)者的目標(biāo)，部門的領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)部門的目標(biāo)和計(jì)劃承擔(dān)責(zé)任，并分解給部門中的成員。

　　基于這種假設(shè)，oa協(xié)同管理軟件將組織的目標(biāo)計(jì)劃以“人”的計(jì)劃為中心進(jìn)行展現(xiàn)，并支持計(jì)劃的模板化管理，個(gè)人的計(jì)劃涵蓋組織、團(tuán)隊(duì)計(jì)劃，通過統(tǒng)一的標(biāo)題、正文、附件的結(jié)構(gòu)，以書面的形式呈現(xiàn)自己的計(jì)劃。

　　針對(duì)計(jì)劃的下達(dá)、上報(bào)管理，oa協(xié)同管理軟件支持計(jì)劃有主送人、抄送人、知會(huì)人共計(jì)三類人員，支持計(jì)劃上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)(主送)、下達(dá)給下級(jí)(主送)的命令鏈結(jié)構(gòu)，跨命令鏈的協(xié)作、溝通計(jì)劃(抄送)以及信息分享的知會(huì)計(jì)劃給他人的結(jié)構(gòu)。

　　同時(shí)，oa協(xié)同支持計(jì)劃的修正、總結(jié)，使計(jì)劃的目標(biāo)、事件可以進(jìn)行有效的對(duì)比，對(duì)于不斷提升個(gè)人和組織的計(jì)劃水平有很好的支撐作用。

　　5. 以人為中心的信息呈現(xiàn)和入口

　　根據(jù)人員在組織中的結(jié)構(gòu)，oa協(xié)同管理系統(tǒng)將任務(wù)和信息劃分為3大類，第一類是組織中我要辦理的事項(xiàng)，稱之為我的事項(xiàng)，包括待辦事項(xiàng)(響應(yīng)性事件)和我的跟蹤事項(xiàng)(主動(dòng)性事件)，其中我發(fā)起的事件缺省時(shí)我需要關(guān)注的跟蹤事件;第二類是以組織為中心的信息披露和共享空間，包括公告、新聞、調(diào)查、討論等多種子分類，這些信息以書面形成在單位空間中呈現(xiàn)，對(duì)于獲得授權(quán)的“人”即可查看，相當(dāng)于組織的公告板和討論版(論壇);第三類是組織的知識(shí)，如各種規(guī)章和制度，這是通過分級(jí)的文檔夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一共享存儲(chǔ)和獨(dú)立授權(quán)獲得，組織中的人員只要獲得相應(yīng)的權(quán)限，即可瀏覽、閱讀、打印、下載文檔，A8協(xié)同管理軟件將組織中的所有信息都“看作”知識(shí)文檔，通過復(fù)合的文檔結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的存儲(chǔ)和共享，支持在線瀏覽和閱讀。

　　針對(duì)這三類不同的信息和任務(wù)，oa協(xié)同管理軟件設(shè)置了個(gè)性化的個(gè)人首頁，支持不同的人有完全不同的首頁內(nèi)容和信息分類，包括菜單、欄目、快捷入口全部都可以個(gè)性化;針對(duì)單位共向信息，設(shè)置了公有的單位空間，并整合了單位文檔結(jié)構(gòu)，形成組織成員共有的單位信息空間，而各個(gè)組織可以對(duì)自己的單位控制針對(duì)欄目、時(shí)間等進(jìn)行個(gè)性化，支持豐富的信息呈現(xiàn);針對(duì)知識(shí)文檔， oa協(xié)同管理軟件提供了信息化最常見的多級(jí)文檔夾和文件的結(jié)構(gòu)，在明確授權(quán)的前提下，使人員對(duì)于信息的利用幾乎不需要學(xué)習(xí)即可，在簡約的結(jié)構(gòu)下有豐富的內(nèi)涵。

　　6. 以人和時(shí)間為主導(dǎo)的信息和知識(shí)的利用、共享和分享

　　oa協(xié)同管理軟件對(duì)在網(wǎng)絡(luò)上的工作行為和共享信息全部自動(dòng)記錄,全息反映組織中人員在網(wǎng)絡(luò)中的工作情況和工作結(jié)果,可以通過各種檢索和查詢手段進(jìn)行信息的利用,包括將歷史的信息和知識(shí)結(jié)果共享出來，或者分享給他人和組織，系統(tǒng)中的公共信息、知識(shí)，個(gè)人的工作如協(xié)同、日程事件等的記錄全部都可以隨時(shí)使用，也可以歸入個(gè)人獨(dú)有的文檔夾中供以后長期使用，協(xié)同管理系統(tǒng)的知識(shí)分級(jí)的分類體系也為知識(shí)的使用提供了簡單、易用的方式。

　　7. 以人為中心的結(jié)果反饋與展現(xiàn)

　　oa協(xié)同管理軟件除了對(duì)組織內(nèi)的過程管理做到靈活，高效記錄跟蹤以外，還針對(duì)每一個(gè)人自身工作的完成結(jié)果，超期事件，具體處理時(shí)間等做了展現(xiàn)，借以反饋給組織內(nèi)不同角色，不同崗位的每一個(gè)人。每一個(gè)人都可以通過統(tǒng)計(jì)來了解自身的工作完成情況，團(tuán)隊(duì)伙伴請(qǐng)求的時(shí)間要求，以進(jìn)一步篩選關(guān)注信息，改善工作習(xí)慣，提高工作效率。