金秋時節(jié)，泛微協(xié)同管理實踐分享活動在羅萊集團(tuán)成功舉行，泛微帶領(lǐng)部分滬上零售企業(yè)走進(jìn)羅萊，傾聽羅萊集團(tuán)在OA軟件使用中的創(chuàng)新應(yīng)用，羅萊創(chuàng)立于1992年，總部位于中國上海，是國內(nèi)最早涉足家用紡織品行業(yè)集研發(fā)、設(shè)計、生產(chǎn)、銷售于一體的龍頭企業(yè)，2009年9月羅萊登陸A股市場。2005-2015年，連續(xù)11年居國內(nèi)同類市場占有率第一。

　　在本次活動中，針對家具紡織行業(yè)特性，羅萊生活大數(shù)據(jù)中心總經(jīng)理王歆及核心團(tuán)隊給大家展示了羅萊的特色OA應(yīng)用：

　　覆蓋全集團(tuán)1.8萬人的移動OA

　　精細(xì)化財務(wù)預(yù)算管理實施妙招

　　OA與SAP數(shù)據(jù)集成整合的價值

　　流程實施和設(shè)計中的管理經(jīng)驗

　　利用OA實現(xiàn)創(chuàng)新的IT運維管理

　　以下是本次活動精彩回顧：一、泛微OA系統(tǒng)覆蓋羅萊1.8萬人

　　我們把泛微OA當(dāng)做一個人員主檔,羅萊任何人的入離職都要走泛微OA。

　　進(jìn)入人員主檔之后,它就同步到微信企業(yè)號中。而我們把微信企業(yè)號定義成為羅萊的CCTV，為什么?

　　我們有1.5萬名導(dǎo)購，為1.5萬人培訓(xùn)使用OA系統(tǒng)不太容易。我們想，每個導(dǎo)購都會用微信，不如把移動OA綁定到微信上，和企業(yè)號集成，讓導(dǎo)購使用OA和使用微信一樣方便。

　　因此，羅萊體系現(xiàn)在有1.8萬人(包括加盟商，導(dǎo)購員)，其中1.5萬在我們企業(yè)號。而辦公室人員用釘釘加上泛微的移動OA。

　　【點評】：羅萊生活針對自己的公司特色，充分利用微信企業(yè)號+釘釘+泛微e-mobile實現(xiàn)了不同人群移動辦公;考慮到公司的基層員工，實現(xiàn)了全集團(tuán)的統(tǒng)一OA平臺。

　　二、羅萊已經(jīng)有了SAP系統(tǒng)、分銷門店系統(tǒng)以及物流系統(tǒng)，上線OA系統(tǒng)主要來做什么?

　　目前羅萊集團(tuán)的IT系統(tǒng)應(yīng)用比較全面，SAP，分銷門店系統(tǒng)，物流系統(tǒng)，這些大型系統(tǒng)都已經(jīng)部署。

　　另外,在移動端我們想做所有流程的審批，和一些簡單的流程發(fā)起，因為在內(nèi)部測試的時候，我們發(fā)現(xiàn)復(fù)雜流程單據(jù)在移動端的展現(xiàn)并不好，體驗很差，所以很明確不放復(fù)雜的流程。

　　當(dāng)時我們看了很多家OA，最后選擇了泛微的OA。

　　有這樣一個平臺，我們可以做很多管控的內(nèi)容，以及所有需要留下痕跡的，特別是變量的東西，都可以通過OA來實現(xiàn)。

　　最初規(guī)劃的時候，我們考慮和SAP，財務(wù)，釘釘，微信企業(yè)號等系統(tǒng)進(jìn)行集成，在全面集成和全面推廣整個過程，會考慮成本和快速反饋的問題;

　　在深化應(yīng)用，形成人事管控體系、財務(wù)管控體系等過程中，現(xiàn)在我們也正在與其他部門溝通，像財務(wù)部們會通過會議形式將他們新一期對流程方面的需求提出來;

　　主要是溝通他們業(yè)務(wù)流程，會用整體性的流程，比如從采購需求發(fā)起，到采購合同的簽訂，后續(xù)合同的執(zhí)行以及最后基于合同的付款等等。整套的流程都要做到OA里。

　　初期我們實現(xiàn)的是部分的單獨的流程，例如報銷的流程，合同的流程，接下來我們要整合起來，形成體系。

　　【點評】：OA項目不比ERP項目簡單，因為OA的流程梳理，還要站在業(yè)務(wù)的角度去想他們應(yīng)該怎么操作。最好就是一個流程他就填幾個字段就可以了，要花很多精力對每一條流程去想。

　　還要和相關(guān)部門去溝通把流程優(yōu)化掉，一定要把流程應(yīng)用部門拉進(jìn)來，一旦牽涉到授權(quán)的問題，就會非常復(fù)雜，還要拉公司的高層進(jìn)來。

　　三、為什么一個簡單的費用科目預(yù)算會讓整個IT團(tuán)隊陷入困境?

　　所有上市公司都要做預(yù)算，做預(yù)算的過程中，做了預(yù)算但不做控制，做了預(yù)算，沒有做項目預(yù)算。

　　今天我給你200萬，隨便花?實際上今年的預(yù)算我要做到明年具體某個項目中去。

　　所以說，這叫技術(shù)上可行，但實際做的過程中我們會發(fā)現(xiàn)很多問題!

　　預(yù)算怎么形成，項目預(yù)算怎么編制，編制過程中什么時候去鎖定預(yù)算，鎖定預(yù)算過程中你如何跟你的預(yù)算項目相關(guān)聯(lián)，這樣我的審批就不用所有的項目預(yù)算都要到總裁了。

　　比如今年我做一個200萬的預(yù)算上一個OA，到明年只要是不超過200萬,只要到我的上級審批就行了，因為在預(yù)算內(nèi)，就不用事事拿到董事會審批了。

　　我們看一個OA界面，我的報銷流程，我剛剛做的報銷，這里我們看費用科目預(yù)算，僅這一個字段，就折騰了整個團(tuán)隊接近二個半月!

　　我們互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)部，下面分四個部門：南通組，ERP組，DRP組，大數(shù)據(jù)中心四個部分，四個部門是分開做預(yù)算的。我們兩個成本中心，上海和南通，但所有預(yù)算都是到每一個組的。

　　一旦預(yù)算超了，就會自動到上一級，上一級審批，做了預(yù)算調(diào)整之后，才能往下流轉(zhuǎn)。

　　【點評】：采購的VP問為什么采購合同我每天要審批100多個流程?后來發(fā)現(xiàn)這個流程60%以上沒有做預(yù)算。因為沒有做預(yù)算，所有流程都超預(yù)算，所以要越級審批。這是好事還是壞事呢?

　　這樣反過來，加深我們對預(yù)算的執(zhí)行，大家按照一條路徑去跑，這才是正正意義上OA去改進(jìn)管理的重要點。

　　四、羅萊的預(yù)算是如何編制的?

　　我們做了一張標(biāo)準(zhǔn)的費用預(yù)算填報的模板，這里填報的預(yù)算會推送到OA系統(tǒng),作為OA的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn).要注意下:

　　1.明細(xì)的費用項目要做的足夠細(xì)致，如果是幾個費用合在一起，那就太粗了，沒有用的。

　　2.另外是版本:編輯一個版本，很多個版本組成版本號。

　　比如，老板需要一個目標(biāo)版本，從下填報往上收上來的又是一個版本，會有很多個版本。

　　3.部門:需要分的非常細(xì),整個組織架構(gòu),甚至是門店,我們都放進(jìn)來。

　　但是說一下:

　　我們今天做預(yù)算的時候碰到一個問題。

　　我們在SAP里有6000多個成本中心，實際填報預(yù)算的時候，我們是不會按照成本中心來填的，會按照實際的公司運作來做。所以如何實現(xiàn)在跨組織的架構(gòu)中進(jìn)行填報預(yù)算,大家不要認(rèn)為這個很簡單,實際操作中是一個非常復(fù)雜的事情!

　　做預(yù)算中還有一個很大的痛點：

　　我把這個excel下發(fā)下去，你怎么控制填寫數(shù)據(jù)的合法性?

　　比如說我在1000后面多了一個空格，往上匯總的時候 ,做財務(wù)就會知道,立馬是加不出來的。

　　所以我們請教財務(wù)幫助我們一起構(gòu)建了一個預(yù)算填報過程工具。

　　這樣就解決了用戶填報預(yù)算過程中不破壞他任何操作習(xí)慣，又同時把數(shù)據(jù)馬上收集。

　　這個工具所做的事情，就會形成OA的控制源。OA根據(jù)控制源導(dǎo)入的具體金額，來進(jìn)行控制，例如在預(yù)算范圍之內(nèi)，應(yīng)該找誰審批，超過預(yù)算50%，應(yīng)該去找誰?

　　【點評】：因為泛微做過很多預(yù)算和費控的案列，我相信找泛微的顧問來聊預(yù)算，一定會碰撞出很多火花。

　　但如果企業(yè)沒有做過預(yù)算，你選擇用OA來做預(yù)算，就會發(fā)現(xiàn)效果沒有那么好，那這個是系統(tǒng)的責(zé)任嗎?我希望大家能夠思考。

　　五、OA與SAP集成

　　泛微OA和SAP集成很多，分成人員組織架構(gòu)集成，財務(wù)數(shù)據(jù)集成，和固定資產(chǎn)的集成。

　　現(xiàn)在是把所有主數(shù)據(jù)打通。目前正在實施SAP的HR系統(tǒng)，和OA打通，以后人員入職由SAP發(fā)起，整個過程的審批在OA里。

　　組織架構(gòu)的部門新增都是在SAP調(diào)整的，但是人員的入職調(diào)整是從OA里做的。但考慮我們?nèi)珖鞯氐陠T，入職不可能全到總部來，我們選擇了另一個APP來做店員的直接入職，APP中傳過來，扔到OA里就可以審批。

　　只要店長在另一個移動APP填寫信息，給店員拍照，上傳身份證，就可以上傳OA走入職審批流程。

　　OA還集成了多張SAP的常用業(yè)務(wù)報表，便于用戶查詢。

　　六、流程實施和設(shè)計中的管理經(jīng)驗

　　我們很清楚上這套OA系統(tǒng)，要把公司很多的流程啟動。整個項目成功的關(guān)鍵因素，就是我們的流程到底做的怎么樣。所以當(dāng)時在啟動的時候，就把總裁辦拉進(jìn)項目中。

　　總裁辦有一個流程部，我們一起參與，在過每一條流程的時候都會聽取總裁辦的意見，當(dāng)我們把流程優(yōu)化好之后，才會把每一條流程上到新的系統(tǒng)中。

　　手機(jī)端：我們從體驗的角度，只把簡單的請假之類的流程放進(jìn)來。但是我們對流程認(rèn)為：我們400多個流程，但是常用的流程可能就十幾個，我們就是要把這十幾個流程做到極致。審批層級盡可能超過三級。

　　審批層級不是由軟件解決的，而是由管理決定的。

　　七、利用OA實現(xiàn)創(chuàng)新的IT運維管理

　　羅萊總共18000名人員，如果每家店每月需要IT維護(hù)事件，意味著IT每個月要承擔(dān)3000個運維工作量，會導(dǎo)致IT部門工作效率低下。

　　現(xiàn)在只需要通過移動互聯(lián)，打開OA系統(tǒng)，直接拍一張照我的電腦壞了，大數(shù)據(jù)中心看到后搶單，維護(hù)好以后，紅包就送到工程師手里了。

　　工程師總結(jié)完以后再反饋給終端，這就形成一個良性的循環(huán)。

　　而羅萊的IT團(tuán)隊在沒有新增預(yù)算的前提下，不僅實現(xiàn)全年IT報修解決率100%，而且員工好評，老板滿意，還能實現(xiàn)多個管理創(chuàng)新。

　　同時，每個事件完成后，填寫解決方案，會自動到我們OA的知識百科，審核通過就會到相應(yīng)的目錄，形成解決方案庫。這時候用戶可以自己到知識庫通過關(guān)鍵詞找到相應(yīng)的解決方案。

　　【點評】：很多IT出身都會碰到一個很頭痛的問題，就是修電腦。電腦維修大部分是非?；A(chǔ)的問題:不能上網(wǎng)，電腦打不開了，excel打不開了。很沒有價值。老板問你在做什么，我就說，我修了十幾臺電腦，但做這個事情沒有價值，只是證明我沒有閑著?；A(chǔ)IT工作要創(chuàng)新，而創(chuàng)新的本質(zhì)是對現(xiàn)有工作的效率或者使用方式進(jìn)行提升。

　　寫在最后：羅萊生活圍繞的重心是員工、顧客、經(jīng)銷商、供應(yīng)商。未來兩年之內(nèi)所有IT將聚焦在員工和顧客。

　　在這個過程中會產(chǎn)生七大模塊：設(shè)計、物料采購、生產(chǎn)、物流、分銷、零售、客服。把這七大塊進(jìn)行分解，聚焦到客戶零售支付這個環(huán)節(jié)。

　　傳統(tǒng)的IT全都是PC，羅萊生活未來將打造任何時間、任何地點、任何方式，都可以跟信息部門產(chǎn)生相應(yīng)的關(guān)系，這關(guān)系可能是工作關(guān)系、服務(wù)關(guān)系、訂單關(guān)系來提高羅萊生活內(nèi)外部管理。

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