京潤珍珠

京潤珍珠
       周樹立是國內(nèi)最大的珍珠專營集團——京潤珍珠的董事長,他經(jīng)常在國內(nèi)、國外出差,每次回來最頭疼的問題是處理堆積如山的各種單據(jù)和文檔,這些單據(jù)和文檔中有些特別著急的,因為他沒及時簽字而耽誤了時間,而審批這些單據(jù)也的確要耽誤他不少時間,這種浪費是雙向的,等待簽字的人和簽字人都上火,對于公司而言,這也是效率低下的根源之一,這該怎么辦呢?
           這或許是所有管理者都頭疼的問題,不要小看了一個小小的簽字審批問題,它背后隱藏著經(jīng)營管理的大問題。為了解決這個問題,2009年,京潤珍珠上了一套協(xié)同管理軟件,專門解決這個問題。為了保證軟件的質(zhì)量和服務(wù),京潤珍珠特意選擇了與協(xié)同行業(yè)內(nèi)領(lǐng)軍企業(yè)——匯高軟件合作。
    珍珠產(chǎn)品中最有價值的品牌——京潤珍珠
           京潤珍珠,始于1994年,誕生于中國海南省,集珍珠養(yǎng)殖、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售和文化展示于一體,橫跨珍珠飾品、保健品、化妝品三大行業(yè),是國內(nèi)最大的珍珠專營集團公司,業(yè)務(wù)涉及珍珠飾品、珍珠化妝品、珍珠保健品、珍珠養(yǎng)殖以及珍珠深加工等領(lǐng)域,銷售網(wǎng)絡(luò)遍及國內(nèi)各個省區(qū)。公司現(xiàn)已擁有了26個市場部和七大分倉,以保證市場的供應(yīng)和經(jīng)銷商的服務(wù);5000多家遍布全國的形象終端和專賣店。旗下現(xiàn)有深圳京潤珍珠控股有限公司、海南京潤珍珠生物技術(shù)股份有限公司、海南京潤珍珠有限公司、海南京潤珍珠養(yǎng)殖有限公司、海南京潤珍珠博物館有限公司、三亞京潤珍珠文化館有限公司、三亞京潤珍珠研究院有限公司以及深圳京潤珍珠銷售有限公司等。以強大的營銷網(wǎng)絡(luò)為支撐,珍珠概念下的諸多產(chǎn)業(yè)在京潤品牌下得到了迅速發(fā)展,“京潤珍珠”已經(jīng)成為珍珠產(chǎn)品中最有價值的品牌。
    協(xié)同軟件為京潤珍珠締造了什么?
           如此龐大的組織,強大的營銷網(wǎng)絡(luò)靠什么來支撐信息的快速流轉(zhuǎn)?這就是隱藏在“審批問題”背后的問題,匯高協(xié)同管理軟件解決的就是這個問題。在京潤珍珠,協(xié)同OA軟件的含義有以下幾種:
  1. 顛覆傳統(tǒng)的神奇辦公桌
           匯高協(xié)同軟件正式在京潤珍珠上線之后,企業(yè)的員工突然發(fā)現(xiàn),他們的辦公方式有了極大的改變。原先滿桌飛的通知、公告不見了,原先需要反復(fù)發(fā)的傳真不用發(fā)了,原先需要一個一個電話溝通、確認(rèn)的瑣碎事項不用再干了。京潤珍珠的各層領(lǐng)導(dǎo)突然發(fā)現(xiàn),手底下員工不再會忘記做某項工作了。因為現(xiàn)在各項工作都整整齊齊地擺在每個員工的協(xié)同桌面上。
           日常辦公中有一種不屬于正式通知但又需要相關(guān)人員知曉和表態(tài)的事項。在傳統(tǒng)的辦公環(huán)境里,解決的辦法是打印出來后傳真到各市場部,簽字后回傳,如果有異議或疑問再通過電話溝通。如此反復(fù)不僅大大增加了工作量,也讓電話等其它辦公開支不斷增加,而采用匯高協(xié)同軟件之后,寫好內(nèi)容,選擇好發(fā)送對象,點擊“發(fā)送”按鈕,傳真、電話的通知就可以免了,有疑問或不同意見可在同一個協(xié)同中回復(fù),不僅效率大大提升,也降低了員工的工作強度,節(jié)約了辦公成本。
           京潤珍珠曾經(jīng)做過一個統(tǒng)計,公司深圳總部月用紙量在25000張到30000張。其中行政文員每月打印4000張以上。這是一個相當(dāng)大的工作量!同時,由此可以計算出僅僅包括紙張、打印機硒鼓、墨粉、傳真電話等打印相關(guān)的辦公成本支出就成本不菲。如果再加上全國各地的分支機構(gòu),則是一個更龐大的數(shù)字。而通過引入?yún)R高協(xié)同軟件,這其中大部分的支出,都將得以免去。
           由于匯高協(xié)同軟件給企業(yè)帶來的變化如此之大,包括海南京潤珍珠生物技術(shù)股份有限公司、海南京潤珍珠有限公司等京潤珍珠集團旗下的其他企業(yè),在深圳京潤珍珠銷售有限公司協(xié)同軟件上線不多久,都紛紛引進協(xié)同系統(tǒng),原有的辦公固化模式,被迅速打破,協(xié)同高效與快速反應(yīng),成為京潤珍珠的企業(yè)文化之一。
  2. 高效審批的最佳方案
         京潤珍珠銷售公司市場部遍布全國各地,而集團內(nèi)部的審批原先以紙質(zhì)審批單為主,以快遞為主要的傳遞方式,這就容易使得銷售公司總部的人,每天忙于收發(fā)、簽字確認(rèn)各種審批單據(jù),難免會出現(xiàn)遺漏、丟失、錯發(fā)等情況,也容易出現(xiàn)機構(gòu)錯發(fā)審批給不相關(guān)的部門,而且往往一個審批所需要的時間,長達一周到半個月,這無形中讓京潤珍珠的運營成本居高不下。
           而匯高協(xié)同管理軟件的引入,讓京潤珍珠有了極大的改觀:利用匯高協(xié)同“表單+模板”的方式,將京潤珍珠的原有的紙質(zhì)審批規(guī)范化、高效化、關(guān)聯(lián)化。在協(xié)同上操作,不用擔(dān)心審批發(fā)到錯誤的部門、不用擔(dān)心審批被丟失或遺漏,也不用為審批什么時候能夠?qū)徟甓傩模梢噪S時查看審批進度和審批意見,并可在審批協(xié)同內(nèi)對需審批內(nèi)容進行溝通。由此,提高管理效率,提升管理水平。
           京潤珍珠行政主管信手拈來一個例子:成都辦事處從打報告到總經(jīng)理簽批僅用了兩天。市場部人員都說:“總部辦事效率太高了!”因為以前像這種簽報沒有十天八天根本不可能。她說:“自從用上協(xié)同表單審批后,我們的流程審批,不管是各地市場部還是總部基本上實現(xiàn)了今天申請明天就能到位的情況。”
    3. 復(fù)雜流程變簡單的秘訣
           這是一個申請增加質(zhì)檢、衛(wèi)檢報告的事件經(jīng)過,首先,申請人提出申請,第二步,部門負(fù)責(zé)人第一次審批并議價,第三步,總部領(lǐng)導(dǎo)審批并加簽相關(guān)人員做第二次價格確認(rèn),第四步,領(lǐng)導(dǎo)最終確認(rèn),這件事在協(xié)同中用極短的時間就算辦完了,而表單的背后是怎樣的流程呢?
           這是整個事件在協(xié)同軟件中呈現(xiàn)出的流程,非常簡單、清晰,在協(xié)同軟件中可視可查,這個流程可以通過申請人或批復(fù)人對于事情的判斷來更改,這就是自由流程,它廣泛適用于京潤珍珠日常各項事務(wù)中,而這個流程一旦固定也就形成了制度,自由流程和固定流程就組成了協(xié)同軟件的二元化工作流,這就是剛?cè)嵯酀龉芾淼牡览怼?br />     4.文檔清晰管理的工具
           文檔是記錄公司發(fā)展的重要憑證,也是公司各部門重要文件與歸檔的所在地。因此在京潤珍珠單位文檔的管理也是一項很重要的工作。
    京潤珍珠利用協(xié)同軟件中的文檔管理功能將以前公用的合同、公司規(guī)章制度、學(xué)習(xí)文檔,以及各種簽報申請進行歸檔與授權(quán)管理。如行政部將所有行政類文檔都?xì)w在行政部文件夾下,方便以后統(tǒng)一查找。通過利用后臺表單查詢設(shè)置,更可進行簡單的統(tǒng)計查詢分析,并查看相應(yīng)的明細(xì)內(nèi)容,極大地方便了對公司歸檔文檔的管理和管理工作。      

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