吉祥海運

6月9日下午3點,天津吉祥如意海運業(yè)務員小王正在電腦上整理資料,突然“叮”的一聲, A6協(xié)同提醒跳了出來,“李志軍發(fā)起協(xié)同:拖班通知”。

小王趕緊點擊提醒查看,“原定于6月12日從天津新港開往日本神戶港的易惠(VEGA TOPAS)V.0916E,由于船舶調整原因而拖班,預計最新集港時間:2009-6-11 08:00 至 2009-6-11 20:00;最新預計開船日:2009-06-14 03:00:00。”

小王一看,他有3個客戶5個TUE的貨物都在這條船上了,他將這個拖班協(xié)同立即通過與A6集成的EastFax發(fā)傳真給客戶,然后又電話和短信的方式通知他的客戶(貨主),告知船拖班的情況,一切都是有條不紊。

而在小王處理之前,操作員李志軍也同樣從容地,將他從船公司(Carrier)得到的關于易惠(VEGA TOPAS)V.0916E拖班的通知,即刻從匯高A6中發(fā)出“拖班通知”協(xié)同,將信息傳遞給所有業(yè)務員,并將相關信息發(fā)布到公司網站上。一切都是那么從容,不用擔心由于信息沒有傳達給所有相關業(yè)務人員,造成業(yè)務“事故”。

海運行業(yè)比較關注突發(fā)事件的管理,突發(fā)事件的背后的從容,則是支撐著天津吉祥如意海運公司信息快速流轉的信息系統(tǒng)。

坐莊企業(yè)的信息化建設

天津吉祥如意國際海運有限公司(以下簡稱吉祥如意)專營由中國天津新港至日本、韓國兩個國家的集裝箱海運運輸業(yè)務。在十年時間中,公司已經發(fā)展成覆蓋72個日韓基本港和偏港,月均出口3000TEU至日韓,占天津港出口總量20%的行業(yè)領導者。用吉祥如意海運電子商務部經理張寶杰的話說,吉祥如意就是莊家,對在日韓航線上的貨運價格具有定價權。

可任誰也想不到這樣一個行業(yè)領導企業(yè),在2004年,其信息化基礎是十幾臺電腦和一臺運行海運管理系統(tǒng)的高配pc版服務器以及一個家用ADSL寬帶,這就構成了整個吉祥如意的全部IT系統(tǒng)架構。

而張寶杰的到來,則根據(jù)企業(yè)的發(fā)展,為吉祥如意構建了適合其發(fā)展的IT系統(tǒng)。從基層做起,張寶杰從采購一臺企業(yè)級路由器開始、企業(yè)內部網絡和寬帶建設入手,更新ERP系統(tǒng),部署匯高A6協(xié)同、建設企業(yè)電子商務系統(tǒng)和專業(yè)傳真系統(tǒng),根據(jù)企業(yè)當下業(yè)務發(fā)展現(xiàn)狀和吉祥如意總經理任冬的發(fā)展思路,以及同企業(yè)內其他領導的不斷溝通,經過5年時間的建設,吉祥如意現(xiàn)如今共有包括貨代ERP、匯高A6協(xié)同、U8、EastFax傳真系統(tǒng)、短信中心、電子商務網站、B2B訂艙系統(tǒng)、HR、企業(yè)郵箱、企業(yè)通訊中心、視頻會議等在內的多套系統(tǒng),覆蓋了企業(yè)各方面信息化需求,并能滿足未來一段時間企業(yè)業(yè)務發(fā)展需要,在業(yè)內也較為領先的信息化系統(tǒng)。

上協(xié)同應時而需

在吉祥如意未上協(xié)同軟件之前,員工日常內部工作的溝通主要靠發(fā)郵件、MSN等形式進行,外部的溝通主要是傳真、電話,雖然方便但點對點的溝通方式,決定了郵件、電話、IM等溝通方式對于跨部門、跨區(qū)域的溝通協(xié)作,必定是力所不逮的。跟蹤反饋不及時、信息對稱性差,缺乏規(guī)范性的流程和操作體系,這些均與吉祥如意總經理任冬的經營理念是背道而馳的。

仍以拖班通知為例,在沒有上協(xié)同之前,如果遇到了諸如拖班、轉船、停船、換船這樣的突發(fā)事件,操作員李志軍的工作將是極為繁忙的,他不僅要安排好涉及其貨物的處理工作,還需要將相關信息通知到每個業(yè)務員,不論是短信、電話都需要花不少的時間,如果出現(xiàn)通知不到的情況,那不但會給公司造成經濟損失(吉祥如意承諾對貨物未能及時出運造成的損失提供150萬人民幣的保險賠償保障),更將對吉祥如意的品牌形象造成影響。

為此,張寶杰同公司總經理任冬經過長談,他們認為公司下一步發(fā)展,需要統(tǒng)一步調、統(tǒng)一執(zhí)行,“但這中間將會產生大量需要協(xié)作、協(xié)同的信息流”,張寶杰說:“公司到了需要上協(xié)同軟件的時候了。”最終,經過多輪的PK,最終在匯高和某外企協(xié)同軟件之間,選擇了各方面均占優(yōu)勢的匯高A6協(xié)同管理軟件。

協(xié)同帶來規(guī)范管理價值

“我們公司的特點是對任何軟件,凡是它能觸碰到的東西它是玩命的用,要讓其作用最大化。”張寶杰用這么一句話來形容吉祥如意公司在信息系統(tǒng)應用上的風格。

因此,A6協(xié)同的引入,張寶杰和系統(tǒng)管理員馮旭作為整個項目負責人,投入了大量精力,使A6協(xié)同系統(tǒng)深入到吉祥如意企業(yè)整體的運營環(huán)境中去。“而且我們用的很深、很細,只要稍微正式一點的全都是用A6去做。”

為此,吉祥如意在A6協(xié)同中構建了大量模板協(xié)同,例如:“財務編碼”分配、變更海運費及附加費付費方式申請單(日偏航線、日基航線、韓國航線)、無抵押放單申請、拖班通知、換船通知、貨物未上船分析報告等等一系列的表單,涵蓋了從客戶引進—運輸—運費結算—緊急情況處理—事故分析等一系列環(huán)節(jié)。利用A6“表單+流程”的模板協(xié)同形式有效地規(guī)范了企業(yè)管理審批模式。

 

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