OA協(xié)同對于合同管理的價值體現(xiàn)

發(fā)布于：2023-11-09 15:46:19

OA協(xié)同對于合同管理的價值體現(xiàn)
1、 如何規(guī)避合同潛在風險，提升合同的簽約效率，保障企業(yè)合法權益？

       規(guī)避合同在簽訂和執(zhí)行過程中管理權責不清，審核內(nèi)容不明，違規(guī)越級審批及超期審批等合同管理問題，避免造成企業(yè)不必要的重大損失。
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1.1高效透明的過程審批

       將合同的結(jié)果文本與合同起草過程關聯(lián)，評審過程固化關鍵條款，突出重點；合同修改留痕，便于追述；相關部門聯(lián)合確認，減少風險，從而節(jié)約審核時間，提升審核過程透明度。

1.2多級企業(yè)間的合同監(jiān)管

       針對大型集團企業(yè)的集權分權管理體系，對于多級企業(yè)之間的重大合同審批，打通企業(yè)之間和上下級的決策通道，建立跨組織的有效監(jiān)管體系，使得合同的管控更加嚴謹有效。

1.3合同風險的有效規(guī)避

       通過規(guī)范從合同草擬、審批、簽訂、履行到歸檔各環(huán)節(jié)，保證在條款方面既保證公司利益又符合法律要求。同時合同版本管理、留痕機制得當，避免因為合同傳遞造成的信息混亂，保證一致性。在及時、合規(guī)的前提下完成合同審批，加強對企業(yè)經(jīng)濟活動的監(jiān)控，避免不必要的經(jīng)營風險。

2、 如何建立合同資料的監(jiān)管體系，避免合同糾紛，維護企業(yè)權益？

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       企業(yè)合同管理人員需要管理眾多的合同，耗費大量人力，需要建立自動化分類歸檔機制及靈活的編碼管理體系，利于快速保存及查找。同時對合同的修訂版本形成自動記錄，避免因合同資料管理問題，造成合同丟損而引起法律糾紛，維護企業(yè)合法權益。

2.1靈活的合同分類機制

       根據(jù)企業(yè)不同類型的管理訴求，靈活定義不同的合同分類目錄，如銷售合同、采購合同、投資合同、項目合同等，幫助企業(yè)規(guī)范合同管理體系。

2.2靈活的合同編碼管理機制

       根據(jù)合同的不同類型、來源、簽約組織等信息形成合同編碼檔案，確保合同管理的唯一性，通過編碼可進行合同的功能性防偽同時利于各類合同的追溯。

2.3完整的合同檔案管理

       合同電子檔案及執(zhí)行過程永久留存，記錄紙質(zhì)合同移交信息，確保合同原件的及時簽回。同時電子合同分權分崗權限控制，在快速檢索的前提下，保證商業(yè)機密安全。

2.4合同的防篡改管理

       合同文本線下線上一致性，一直是企業(yè)存在的潛在風險，加強水印管理和隨機碼管理，確保紙質(zhì)合同與電子合同一致，降低企業(yè)法律風險。

2.5嚴格的合同相對方管理

       針對合同的簽約相對方進行嚴格管控，合同相對方簽約的每筆合同及執(zhí)行情況進行自動記錄，并根據(jù)合同執(zhí)行情況對相對方進行分類篩選，合同簽約時可優(yōu)先選擇執(zhí)行效率高的相對方，提升合同執(zhí)行效率，規(guī)避執(zhí)行風險。

3、 如何保障合同規(guī)范簽署，實時有效的合同監(jiān)管，降低企業(yè)法律風險？

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       杜絕業(yè)務人員隨意簽署，合同審核權限不清是合同管理需要著重監(jiān)管的問題。

3.1建立規(guī)范化的合同標準體系

       按照不同類型合同，提供格式化文本，并自由設定合同關鍵條款、標的、金額等實現(xiàn)要素格式固化，提高審閱效率，降低審批風險。

3.2建立多層級間的合同監(jiān)管機制

       根據(jù)不同類型合同管理授權體系形成專屬審批流程，同時根據(jù)合同的重要程度及條款標的要求，進行組織不同層級之間的審核監(jiān)管，形成完整監(jiān)控體系，降低法律風險。合同簽署后形成電子檔案，完整記錄合同信息，為企業(yè)合同管理與執(zhí)行形成有效保障。

3.3建立合同用印和簽回機制的聯(lián)動

       合同用章聯(lián)動用印管理，避免公章濫用。申請、用印、簽回智能完成，及時提醒，避免企業(yè)管理漏洞造成比必要的風險和糾紛。

4、 如何實時監(jiān)控合同有序執(zhí)行，降低合同執(zhí)行風險？
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    合同履行過程中難免發(fā)生調(diào)整、變更，建立合同變更審核及執(zhí)行預警體系，實現(xiàn)合同變更風險的強管控。

4.1加強合同變更管理

       在合同履行過程中為了規(guī)避執(zhí)行風險，通過合同變更機制，對出現(xiàn)風險的合同進行變更干預，對條款未約定或約定不準的合同及時補充或修改，整個變更和評估過程完整記錄，檔案內(nèi)容和狀態(tài)及時更新，合同管理者可通過合同檔案追溯變更情況，從而降低維護成本，避免合同變更帶來的管理混亂。

4.2合同執(zhí)行的控制和預警

       形成合同執(zhí)行過程的自動監(jiān)管機制，當執(zhí)行條款、金額、數(shù)額或時間超出合同約定時自動預警，并通過多種消息通道及時推送，便于合同相關人員及時了解合同執(zhí)行信息，降低執(zhí)行風險。

4.3建立合同糾紛監(jiān)管體系

針對由合同執(zhí)行過程產(chǎn)生的糾紛進行監(jiān)管，建立從登記到追蹤到結(jié)案的進度監(jiān)管體系，并對產(chǎn)生法律訴訟的合同相對方進行黑名單管理，降低因相對方信用問題給企業(yè)帶來的經(jīng)營風險。

4.4多維度的合同履行情況分析

企業(yè)管理者可以通過各個維度對合同執(zhí)行情況進行分析，比如按照合同的執(zhí)行狀態(tài)了解各類合同的執(zhí)行進度，按照合同收付條款分析資金的排款、收款情況，按照合同的執(zhí)行時間了解合同執(zhí)行的交付情況等，并可追溯原始合同。使合同管理者全面掌握合同的執(zhí)行情況，避免合同執(zhí)行風險，確保合同執(zhí)行資金安全。

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