OA知識
你知道OA軟件該如何選型嗎?
公關(guān)會展企業(yè)越來越關(guān)注自身的信息化建設(shè)。近兩年這種體會更明顯,不光是上了規(guī)模的大公司要上管理系統(tǒng),很多中小型企業(yè),甚至十幾個人的小微型企業(yè)也希望通過管理系統(tǒng)使內(nèi)部管理提升,業(yè)務(wù)規(guī)范。管理軟件發(fā)展了這么多年,在國內(nèi)傳統(tǒng)行業(yè)也曾興起過上ERP的熱潮,那近兩年什么原因促使公關(guān)會展行業(yè)對管理軟件也越來越重視了呢?魚鷹軟件走訪了近幾年合作的眾多公關(guān)會展業(yè)客戶,總結(jié)原因有以下幾點:
(1)行業(yè)內(nèi)標桿企業(yè)上了管理系統(tǒng),學(xué)習(xí)和借鑒標桿企業(yè)的管理模式,促使自己不斷發(fā)展。
(2)互聯(lián)網(wǎng)重度普及,互聯(lián)網(wǎng)+不斷深化,會展公司也紛紛意識到內(nèi)部信息化的必要性。
(3)公關(guān)行業(yè)經(jīng)歷最初的興起和發(fā)展階段后,目前進入產(chǎn)業(yè)快速提升階段。相應(yīng)的公關(guān)會展公司業(yè)務(wù)也不斷拓展,業(yè)務(wù)類型不斷增多,組織結(jié)構(gòu)越來越復(fù)雜。企業(yè)不斷壯大,快速發(fā)展,傳統(tǒng)的郵件、表格、電話等溝通方式效率低下,企業(yè)運營成本不斷增加,企業(yè)管理者急切希望能有一種新的管理方式來解決企業(yè)發(fā)展過程中遇到的管理難題。
但同時我們也觀察到很多企業(yè)并沒有很順利的完成自己的信息化建設(shè),魚鷹軟件針對100多家樣本公司進行調(diào)研,發(fā)現(xiàn)公關(guān)會展類公司在oa建設(shè)中的痛點主要集中在以下幾個方面:
首先,選型困難,由于以前沒有信息化建設(shè)的經(jīng)驗,管理軟件很多,到底哪款才是真正適合自己的?
其次,對系統(tǒng)能實現(xiàn)的最終效果持懷疑態(tài)度,患得患失。擔(dān)心上了系統(tǒng)提高不了效率反而為員工增添工作量,員工不愿意用,系統(tǒng)被擱置;
再者,給到管理軟件的預(yù)算較少。公關(guān)會展業(yè)目前在國內(nèi)還是一個很辛苦利潤率較低的產(chǎn)業(yè),價格相對較低或者免費的輕應(yīng)用的OA產(chǎn)品僅僅是解決了流程審批等協(xié)同類問題,但是高層最為關(guān)心的對項目的管理、運營報表、財務(wù)看板等需求卻無法滿足,而且公關(guān)會展行業(yè)的產(chǎn)品及業(yè)務(wù)都很復(fù)雜,一旦涉及業(yè)務(wù)層面的管理,開發(fā)量和工作量都很大,費用也相對較高;
最后,公關(guān)會展業(yè)有其行業(yè)特性,市面上專注于公關(guān)會展這個細分行業(yè)的軟件產(chǎn)品也確實很少,類似魚鷹軟件這樣較早進入公關(guān)會展行業(yè)專注做這個行業(yè)的管理軟件的企業(yè)并不多,魚鷹軟件目前也算是在公關(guān)會展行業(yè)管理軟件市場上一家獨大了。
魚鷹軟件認為:上管理系統(tǒng)困難雖有,但是并非不能逐一解決,核心難題還是選型到適用的能產(chǎn)生管理價值的軟件。管理軟件的價值其實很難被量化,很多都是隱性的,但是如果通過上軟件,你的企業(yè)內(nèi)部管理流程更規(guī)范了,各種報表更準確更及時了,員工協(xié)作更順暢高效甚至可以省去一兩名員工的工作了,更重要的是通過專業(yè)軟件團隊,你學(xué)習(xí)到了標桿企業(yè)是如何通過做內(nèi)部管理發(fā)展壯大的路徑了,那目前的困難都是值得被克服并逾越的。使用管理軟件的最大好處在于:規(guī)范管理,數(shù)據(jù)采集以及報表快捷輸出,方便管理層實時查看、發(fā)現(xiàn)問題并快速做出決策。
那公關(guān)公司該如何選型?關(guān)鍵是:解決問題,解決問題,解決問題!重要的事情必須說三遍,管理軟件就是要解決企業(yè)中最核心的管理問題。解決高層縱覽全局、快速決策的需求,解決中層項目執(zhí)行、嚴控利潤的需求,解決普通員工快速學(xué)習(xí)、自我提升的需求,總結(jié)魚鷹軟件客戶中遇到的管理難題如下:
1.老板重點關(guān)心的幾個項目,目前的預(yù)算花費和收款付款狀況怎么樣?
項目管理涉及項目團隊組建、項目任務(wù)分配、項目進度的推進、項目預(yù)算的控制、項目收支的實時查看,管理軟件應(yīng)讓高層如置身于企業(yè)中控室,想看哪兒就看哪兒。
2.實時知道公司該給供應(yīng)商的應(yīng)付款有多少?大概賬期是多久?很多活動要墊款,怎么能提前計劃安排公司的現(xiàn)金流?
資金的管理對公關(guān)會展類公司及其重要,很多活動項目需要企業(yè)墊資,資金壓力比較大,應(yīng)收應(yīng)付賬齡監(jiān)控、有序的資金計劃是企業(yè)良性運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。
3.各個事業(yè)部的項目是否嚴格按照公司項目利潤率要求執(zhí)行?
頻繁變更預(yù)算是公關(guān)會展行業(yè)又一行業(yè)特性,舞臺搭建預(yù)算不夠,需要增加預(yù)算;活動增加新的環(huán)節(jié),預(yù)算增加;活動人數(shù)比預(yù)期增多,晚宴預(yù)算增加;臨時來了兩個重要嘉賓,多加兩個酒店房間……預(yù)算一增再增,利潤越壓越低,管不住預(yù)算管不好錢,項目就白干了。
4.員工跳槽頻繁,如何把知識經(jīng)驗和成果留下?
工作過程中上傳資料文檔,工作留有痕跡,工作結(jié)果和知識文檔體系化存儲。尤其是銷售人員在商機跟進過程中,完整記錄銷售動態(tài),員工即便離職,新接手的客戶負責(zé)人也能清晰完整的了解客戶跟進過程。
5.公司業(yè)務(wù)發(fā)展迅猛,怎么能讓新員工快速融入和成長?
建立企業(yè)統(tǒng)一的積累共享復(fù)用知識管理平臺。在人事部門構(gòu)建完善的人才培訓(xùn)體系外,員工也可在系統(tǒng)中自主學(xué)習(xí)快速業(yè)務(wù)上手,尤其是銷售人員和項目人員,可通過完整的商機跟進過程和結(jié)構(gòu)化的項目知識地圖即可快速提升,快速應(yīng)用。
魚鷹軟件認為公關(guān)會展企業(yè)OA系統(tǒng)建設(shè)核心就是建立企業(yè)的決策指揮中心,及時掌握多項目進度,企業(yè)高層能通過管理軟件實時的進行項目監(jiān)控、資金監(jiān)控、銷售監(jiān)控,對公司人、財、物等資源進行集中整合和統(tǒng)籌調(diào)度,能及時的通過多維度報表為管理決策提供依據(jù),提高決策效力;普通員工通過管理系統(tǒng)能實現(xiàn)任務(wù)協(xié)同,高效溝通,提升辦公效率;通過OA系統(tǒng)有效控制企業(yè)成本實現(xiàn)利潤最大化,用信息化的手段助力企業(yè)管理提升,良性運轉(zhuǎn),不斷發(fā)展壯大。
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