1. 建立分級(jí)授權(quán)的合同管理制度。合同管理應(yīng)根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的性質(zhì)、組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、管理層級(jí)狀況，建立合同授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)制度。根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理層級(jí)安排，建立合同分級(jí)授權(quán)管理制度。例如公司日常銷售合同由銷售主管、事業(yè)部經(jīng)理、副總經(jīng)理等審核，重大合同由企業(yè)最高決策機(jī)構(gòu)——董事會(huì)批準(zhǔn)，安排專職人員管理維護(hù)合同檔案，對(duì)合同檔案的新增、查看、修改等設(shè)立信息管理權(quán)限。
2. 完成合同評(píng)審流程。合同評(píng)審是指接到客戶訂單以后,為了確認(rèn)能夠保質(zhì)保量地完成訂單,對(duì)產(chǎn)品交付和合同履行進(jìn)行確認(rèn),掃除合同執(zhí)行過程中的不確定因子,避免因出現(xiàn)解決不了的問題而影響產(chǎn)品質(zhì)量和交貨時(shí)間的一項(xiàng)活動(dòng)。合同評(píng)審需要產(chǎn)品交付的所有相關(guān)部門參與，例如研發(fā)部、生產(chǎn)部、商務(wù)部、財(cái)務(wù)部、銷售部、綜合行政部、總經(jīng)辦等。各部門聯(lián)合對(duì)合同內(nèi)容、交付方式、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、金額等進(jìn)行審定。
3. 合同執(zhí)行管理。銷售部對(duì)合同的執(zhí)行負(fù)責(zé)，需要監(jiān)控合同執(zhí)行的每個(gè)步驟，以確保客戶按時(shí)付款。因此銷售部需要掌握每個(gè)合同的執(zhí)行狀態(tài)，不斷更新合同進(jìn)展和問題，并調(diào)用相應(yīng)的資源解決問題，以保障合同順利進(jìn)行，合同款項(xiàng)如期到賬。
4. 合同收款流程。合同執(zhí)行分階段進(jìn)行，客戶付款采用階段支付，通過收款流程，由財(cái)務(wù)部監(jiān)督銷售部督促客戶執(zhí)行每個(gè)階段的收款流程，確保合同款項(xiàng)如期到賬，并由財(cái)務(wù)部確認(rèn)，完成每個(gè)階段和整體合同款的收取以及開具發(fā)票工作。
5. 合同庫(kù)及文檔管理。建立統(tǒng)一的合同資料庫(kù)，對(duì)所有的銷售合同進(jìn)行管理，查閱歷史和當(dāng)前執(zhí)行合同。建立與合同文檔庫(kù)，便于對(duì)合同涉及的文檔資料進(jìn)行管理。以備相關(guān)人調(diào)閱和使用。