客戶案例
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寧德師范學(xué)院
一、項目背景
寧德師范學(xué)院是經(jīng)教育部批準(zhǔn)設(shè)立的公辦全日制本科層次的普通高等學(xué)?!,F(xiàn)有校園占地面積1210畝(其中新校區(qū)993畝);建筑面積27.8萬平方米(其中新校區(qū)20萬平方米)?,F(xiàn)全日制在校學(xué)生7500多人,專任教師500多人。2010年3月18日教育部批準(zhǔn)升格為本科層次的寧德師范學(xué)院。建校50多年來,為國家和社會培養(yǎng)了兩萬八千多名合格人才,獲得國家教委授予的“為基礎(chǔ)教育培養(yǎng)合格師資、方向明確、成績顯著”的表彰,兩度被中央宣傳部、國家教委、團中央評為“社會實踐先進單位”,連續(xù)五屆被福建省委、省政府評為省級“文明單位”。
二、信息化動因
當(dāng)前,社會已全面進入高速信息時代,如何運用信息化手段提高管理工作的透明度,如何對管理工作的效能進行科學(xué)監(jiān)督和考核,充分發(fā)揮管理育人的正能量,已經(jīng)成為高校內(nèi)部迫切需要解決的問題。寧德師范學(xué)院順應(yīng)高校管理手段的創(chuàng)新和變革的需要,全面梳理和推進相關(guān)工作,探索建立提升管理干部執(zhí)行力、增強督辦和監(jiān)察力度的全新工作平臺,形成提高管理效率和效能的全新的工作機制。2014年12月,寧德師范學(xué)院對oa市場進行考察和多次研討后,決定與匯高oa公司合作。
三、應(yīng)用匯高OA使用情況:
從去年試用匯高oa系統(tǒng)開始到至今,已有1年半了。目前各方面運轉(zhuǎn)很好,現(xiàn)有注冊用戶500人,正常辦公時間實時在線人數(shù)在400人左右。學(xué)校多校區(qū)收發(fā)文件、互通信息與各類文檔收發(fā)、各部門與領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)辦公等等基本上都依賴于辦公系統(tǒng)。其中內(nèi)部短信、手機短信、內(nèi)部郵件、通知公告、工作流、公文管理等功能模塊使用最為普遍,深受用戶好評。
四、匯高OA 功能與實際應(yīng)用舉例:
工作流應(yīng)用
從2015年開始,陸續(xù)啟用各種工作流程,工作流現(xiàn)在已是oa辦公自動化軟件主要的應(yīng)用,從全校到各部門在用工作流程共有6個,其中涉及到全校的請示與公文發(fā)布,教育廳文件處理,二級部門內(nèi)部文件和事務(wù)處理等。直至目前各類工作流程已達2092條。工作流的使用,使得業(yè)務(wù)辦理更透明,尤其在領(lǐng)導(dǎo)出差期間,仍然可以通過系統(tǒng)進行文件審閱與簽批,大大加快了文件的處理時間。
寧德師范學(xué)院發(fā)文-黨委表單:
流程圖:
部門材料收集表單:
流程圖:
五、項目成果
2014年12月寧德師范學(xué)院委托匯高進行oa系統(tǒng)開發(fā);2015年1月系統(tǒng)建成并開始全面推廣使用。匯高OA辦公自動化系統(tǒng)的使用讓學(xué)院真正實現(xiàn)了無紙化辦公,效益顯著。最直接看得到的效益是節(jié)約了大量的打印紙和墨粉的開銷,隱形效益是系統(tǒng)上線后,通過大量工作流程的使用,學(xué)院很多工作已經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化,一方面沒有了過去一大早就有很多人拿著文件等領(lǐng)導(dǎo)批示的壯觀場面,另一方面,工作流的使用使工作變得清晰透明,每一步都對應(yīng)有負責(zé)人,有效減少了以前經(jīng)常出現(xiàn)的幾個部門互相扯皮推脫的想象,大大提高了工作效率。