四川嘉華企業(yè)運行與管理部門CIO李春雷 四川嘉華的信息化現(xiàn)狀 四川嘉華企業(yè)（集團）股份有限公司是能源工程領(lǐng)域里非金屬特種工程材料制造商和應用解決方案提供商，總部位于四川省樂山市大佛景區(qū)。公司現(xiàn)有下屬全資及控股子公司11家，分別位于華北（石家莊）、西北（銀川）、四川（成都、樂山、西昌）、重慶等地。2008年6月，嘉華引入新天域、軟銀等四家基金公司，正式轉(zhuǎn)型為中外合資股份有限公司。            “我們的信息化建設(shè)基本是從2002年起步的，公司目前基本完成了基礎(chǔ)信息平臺的構(gòu)建工作，管理日益規(guī)范，以ERP和協(xié)同OA為代表的企業(yè)信息管理系統(tǒng)應用日益成熟。”嘉華CIO李春雷開門見山說，從2002年開始，嘉華信息化建設(shè)主要經(jīng)過了管理規(guī)范階段和基礎(chǔ)建設(shè)工程階段，目前正在經(jīng)歷“管理與計算機結(jié)合階段”，這一階段主要實現(xiàn)業(yè)務流程初步控制和信息反饋，重點在于人和系統(tǒng)的磨合，以及經(jīng)過軟件的優(yōu)化，為管理信息化的進一步導入做準備。下一階段將是整合各子系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡、服務器和存儲系統(tǒng)，完善門戶網(wǎng)站數(shù)據(jù)鏈接，形成數(shù)據(jù)一致的集成運行的管理系統(tǒng)。未來將要達成各系統(tǒng)無縫鏈接高效運行的一體化階段。             與傳統(tǒng)材料市場不同，作為特種工程材料的領(lǐng)先廠商，嘉華在信息化的訴求上有自己明顯的特征。首先是需求和產(chǎn)品的特殊化、個性化，由此促使的是工藝技術(shù)多樣化、生產(chǎn)運作要適應品種頻繁轉(zhuǎn)換，同時也要保證服務專業(yè)化。其次，客戶分布區(qū)域廣、集中度低，因此要求企業(yè)配套的市場營銷、生產(chǎn)基地布局、服務和物流運輸?shù)榷急仨氝m應分散的客戶經(jīng)營模式。第三，由于近幾年企業(yè)發(fā)展較快，專業(yè)型人才嚴重缺乏，企業(yè)在研發(fā)、市場、營銷、生產(chǎn)、服務等運營方面，必須能夠充分利用現(xiàn)有資源并把握好集權(quán)和分權(quán)的尺度。也正是因為這些突出的行業(yè)和企業(yè)特征，嘉華選擇了運營管控型的集團管理模式。            與運營管控型的集團管理模式相匹配的是，扁平化的事業(yè)部制組織機構(gòu)，在信息化的架構(gòu)上，為了保證企業(yè)管理IT化的正常運行，企業(yè)必須從組織和系統(tǒng)兩個方面進行調(diào)整。嘉華信息化部門從最初的企業(yè)管理部信息科、信息中心（負責企業(yè)信息化基礎(chǔ)建設(shè)、培訓和應用工推廣）、信息集成部（承擔企業(yè)信息化系統(tǒng)集成和深化應用的職能等）合并為目前的企業(yè)運行與信息部（包括下屬部門——網(wǎng)絡商務公司），使得IT管理更深入的進入到企業(yè)的采購、銷售、質(zhì)量等各個業(yè)務領(lǐng)域。            而嘉華對企業(yè)的信息化架構(gòu)也初步進行了四層劃分。一是基礎(chǔ)架構(gòu)層，包括網(wǎng)絡設(shè)備設(shè)施、通信、服務器、存儲、計算機和移動終端、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、各類基礎(chǔ)應用軟件系統(tǒng)等軟硬件設(shè)施和管理體系。二是管理策劃層。主要包括對各種經(jīng)營管理活動的工作分析、管理策劃和流程設(shè)計以及工具選擇和評估。三是業(yè)務系統(tǒng)平臺。主要包括協(xié)同OA以及人力資源、設(shè)備管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、網(wǎng)站、郵箱、溝通工具等各類業(yè)務軟件及其管理體系。四是管理信息系統(tǒng)平臺，包括信息集成整合、信息呈現(xiàn)、指令發(fā)布執(zhí)行、溝通的管理平臺，主要應用系統(tǒng)是協(xié)同OA、數(shù)據(jù)交換中心等。              開啟“智慧管理”之門 對于信息化的問題，一般企業(yè)的做法都是先上業(yè)務系統(tǒng)，再逐步延展到其他的系統(tǒng)，當一些系統(tǒng)啟動并應用之后，突然發(fā)現(xiàn)一個除了信息孤島之外另外一個影響企業(yè)高效運營的問題，那就是流程錯綜復雜，效率低下。 在嘉華，同樣也存在這樣的一個問題，當ERP、CRM、SCM、HR、RTX等一系列系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)起來之后，還總覺得“缺點啥”。“我們雖然也采用了郵件、RTX等信息化溝通辦公方式，但總體上還是在傳統(tǒng)模式下辦公，辦公效率低下、辦公費用居高以及執(zhí)行力差等等。”李春雷坦言。 為了把嘉華打造成一個面向市場，具有核心競爭力的現(xiàn)代公司，企業(yè)一直持續(xù)不斷進行業(yè)務流程梳理工作，制定和頒布了眾多的管理制度，但在實際工作中，卻常常出現(xiàn)管理無法落地和執(zhí)行過程中的偏差，甚于許多管理規(guī)定如同一紙空文，業(yè)務流程也無法很好固化；另外，嘉華企業(yè)是一個分支機構(gòu)遍布全國各地的集團企業(yè)，采用傳統(tǒng)的辦公模式和方法，已無法滿足企業(yè)快速發(fā)展階段對工作效率和質(zhì)量的要求；同時，為了提升企業(yè)管理水平，企業(yè)應用了ERP、物流管理等信息系統(tǒng)，但這些業(yè)務系統(tǒng)間也存在相互獨立、數(shù)據(jù)不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理維護工作量大等情況，同時對于企業(yè)領(lǐng)導和各級管理人員來講，頻繁的在各個系統(tǒng)間切換來處理工作，也帶來了較大的不便，影響了信息化管理的推廣和深化應用，企業(yè)需要一個統(tǒng)一的、高度集成的辦公和業(yè)務展現(xiàn)平臺。               基于以上原因，從2006年起，嘉華就開始了對辦公系統(tǒng)的選型。“我們也試用過一些OA產(chǎn)品，但一直都不能較好的滿足企業(yè)的管理要求。嘉華需要的不僅僅是一個傳統(tǒng)意義上的OA產(chǎn)品，而是一個適應集團辦公、高度整合各業(yè)務系統(tǒng)，具備商業(yè)智能和決策支持分析功能的遠程信息化管理平臺。”李春雷說。在對國內(nèi)眾多的OA產(chǎn)品進行了解后，嘉華將目光投向了匯高軟件的A8協(xié)同辦公系統(tǒng)。A8的集團化模式、二元化工作流、固化業(yè)務流程的表單模板，以及在移動辦公和集成整合其他業(yè)務系統(tǒng)方面的發(fā)展方向，和嘉華企業(yè)的應用要求不謀而合。 超過預期的管理價值 “從2010年5月匯高A8在嘉華正式上線運行到現(xiàn)在已一年多了，從用戶角度來對應用效果進行評估，匯高A8在嘉華的應用已遠遠超出了我們當初預期的目標。”             從現(xiàn)階段的應用來看，匯高A8平臺幫助企業(yè)在以下幾個方面取得了較大的改進和提升：一是建立了企業(yè)內(nèi)部的信息發(fā)布平臺。二是初步實現(xiàn)了工作流程的自動化和對部分關(guān)鍵業(yè)務流程進行固化、制度化，有力地提升了企業(yè)執(zhí)行力。三是解決了部分授權(quán)問題和責任落實問題，真正做到管理落地和更有效地溝通。 四是初步實現(xiàn)了知識管理的自動化。五是和ERP、物流管理等應用系統(tǒng)集成，共同完成業(yè)務的全過程控制和管理。六是明顯提升了集團公司的遠程管控能力。七是通過流程表單的設(shè)計，有效解決了管理需求難以收集和積累的問題，為今后解決軟件選型和系統(tǒng)集成問題找到了一個有效的辦法。 在業(yè)務流程梳理方面，通過實施匯高A8系統(tǒng)的契機，企業(yè)進行了業(yè)務流程重組和制度梳理工作，對其中關(guān)鍵的和迫切需要規(guī)范的制度流程，通過多次設(shè)計調(diào)整和充分的論證評估后，嘉華利用匯高A8提供的表單模板功能，進行系統(tǒng)固化和應用，特別是在合同管理、供應鏈管理和員工管理等方面均較以前取得了較大程度的改進和提高。            對于尚不成熟和完善的業(yè)務，嘉華仍采用二元化工作流中的自由協(xié)同進行處理，成熟一個，固化一個，力爭使企業(yè)絕大多數(shù)的業(yè)務流程都能在協(xié)同系統(tǒng)得到固化應用。 據(jù)悉，未來隨著嘉華企業(yè)的發(fā)展，分支機構(gòu)的地域分布也越來越廣，特別是其用戶和市場遍及全國各地及海外，移動辦公和協(xié)同辦公就成為當前嘉華很迫切的一種需求，恰逢匯高軟件在今年初推出了智慧協(xié)同——匯高A8-m，使嘉華可以進入移動辦公新時代，目前嘉華已開始了A8-m移動辦公應用的實施工作，力爭在2011年底前系統(tǒng)上線。              協(xié)同應用成功經(jīng)驗分享 “從2010年3月開始實施，通過不到2個月的工作就完成了系統(tǒng)上線運行工作，通過一年多的應用，我們簡單總結(jié)了一些所取得的經(jīng)驗和體會。” 作為“智慧•實踐•分享——百萬用戶話協(xié)同”的應用案例大賽的第一名，李春雷為我們解析了嘉華的成功經(jīng)驗。 一是要結(jié)合信息化戰(zhàn)略，對軟件功能的戰(zhàn)略地位充分的認識和準確定位。二是軟件結(jié)合管理應用長期的發(fā)展方向要有思路。三是效果呈現(xiàn)要有辦法，要吸引用戶，增強用戶對協(xié)同系統(tǒng)的信心和認識。四是借鑒匯高Ａ8剛?cè)岵?ldquo;二元化”工作流管理思想來進行項目實施：一方面集團高層領(lǐng)導高度重視，強勢推進，以集團為層次，建立強有力的項目組，以下發(fā)文件和制度的形式堅定不移的推進系統(tǒng)建設(shè)。系統(tǒng)建成上線后，從集團董事長開始，公司高管帶頭使用，一級一級逐步使用起來，系統(tǒng)正常后，發(fā)文正式啟用集團OA系統(tǒng)，規(guī)范制度，取締紙張傳送。通過對系統(tǒng)提供的已經(jīng)較為成熟的發(fā)文功能的運用，使人員初步掌握了匯高A8系統(tǒng)的操作技能，在此基礎(chǔ)上，明文規(guī)定，企業(yè)絕大部份業(yè)務（如：審批）及信息傳遞（如：紙質(zhì)報表和內(nèi)部郵件等）均要求必須通過匯高A8系統(tǒng)來完成，從而在較短時間內(nèi)，保證了系統(tǒng)較高的上線率。 另一方面充分了解企業(yè)各部門的應用需求和業(yè)務難點，先解決有迫切需求部門的關(guān)鍵應用。這樣做的好處是，通過應用較好部門的榜樣示范作用，實現(xiàn)以點帶面，讓各級用戶從被動接受到主動推廣應用，真正達到系統(tǒng)的全員應用目標。                 除此之外，還要有長期穩(wěn)定可靠的技術(shù)支持；系統(tǒng)要長久運行，必須依靠強有力的系統(tǒng)維護，保障系統(tǒng)的可靠性。匯高A8提供了豐富的實施方法和后臺功能，在匯高技術(shù)人員的指導下企業(yè)信息技術(shù)人員全力參與，后端維護由匯高來進行，這樣，大大提高了實施效率，減少了實施費用，鍛煉了A8系統(tǒng)管理員和各級單位管理員，為集團協(xié)同系統(tǒng)的長期穩(wěn)定運行打下了堅實的基礎(chǔ)。 實施成功后，IT部門又組織多次拉網(wǎng)式培訓：分期分班，采用理論和操作相結(jié)合的方式在集團各單位開展系統(tǒng)培訓。針對各個單位的系統(tǒng)管理員和信息技術(shù)人員進行高級培訓，從系統(tǒng)基礎(chǔ)維護、業(yè)務應用等進行全方位的學習。通過上述培訓工作，企業(yè)超過30%的人員進行了Ａ8的學習并在系統(tǒng)中創(chuàng)建了用戶帳號。A8系統(tǒng)的上線運行，使企業(yè)信息化深入人心，也有力的促進了其他企業(yè)信息化系統(tǒng)的應用。 “管理落地”不僅僅停留在一個口頭上的概念，它是可以借助信息化工具來實現(xiàn)的，匯高A8協(xié)同系統(tǒng)讓四川嘉華破滅了管理無法落地的魔咒，也希望更多的企業(yè)借助協(xié)同辦公迎來企業(yè)的光輝綻放。