中糧食品旗下的福臨門(mén)食用油是國(guó)內(nèi)知名的食用油品牌之一，它在國(guó)內(nèi)市場(chǎng)的銷(xiāo)售由中糧食品營(yíng)銷(xiāo)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中糧營(yíng)銷(xiāo)”）負(fù)責(zé)。如今，福臨門(mén)食用油在國(guó)內(nèi)的小包裝成品油消費(fèi)市場(chǎng)中的占有率位居第二，處于市場(chǎng)追趕者的地位。這就意味著中糧營(yíng)銷(xiāo)需要投入更多的精力，來(lái)維持福臨門(mén)的品牌美譽(yù)度、現(xiàn)有的市場(chǎng)地位，同時(shí)還要注意排名第一的競(jìng)爭(zhēng)廠商的市場(chǎng)動(dòng)作，這就要求中糧營(yíng)銷(xiāo)在執(zhí)行市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)策略的時(shí)候，最注重的是營(yíng)銷(xiāo)策略的落地情況，更注重的是有效的決策和高效的執(zhí)行。
 

       此外，全國(guó)各地的情況不同以及競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的差異，銷(xiāo)售網(wǎng)絡(luò)遍及全國(guó)，使得中糧營(yíng)銷(xiāo)的機(jī)構(gòu)龐大，要處理的事項(xiàng)及營(yíng)銷(xiāo)方式復(fù)雜多樣，這就導(dǎo)致每個(gè)營(yíng)銷(xiāo)策略需要審批的層級(jí)較多，周期很長(zhǎng)，與企業(yè)需要適應(yīng)市場(chǎng)變化快速做出反應(yīng)的要求相悖。為了企業(yè)的生存與發(fā)展，為了福臨門(mén)能夠有更多的市場(chǎng)占有率，中糧營(yíng)銷(xiāo)需要采取一套行之有效的辦法來(lái)解決這一難題。

       面對(duì)上述的難題，為應(yīng)對(duì)日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，提升營(yíng)銷(xiāo)決策效率、加快營(yíng)銷(xiāo)方案審批速度，中糧營(yíng)銷(xiāo)決定采用企業(yè)版OA辦公軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)決策審批效率的提升。

       對(duì)于中糧營(yíng)銷(xiāo)OA協(xié)同的引入，中糧營(yíng)銷(xiāo)公司信息化負(fù)責(zé)人宋世武曾說(shuō)：“我們就用三分鐘決策了采用企業(yè)版OA辦公軟件”。這里還有一個(gè)小故事，就是宋世武在調(diào)入中糧營(yíng)銷(xiāo)之前，曾在中糧集團(tuán)黃海糧油工作，當(dāng)他剛到黃海糧油的時(shí)候，他發(fā)現(xiàn)黃海糧油原先采用的OA系統(tǒng)安全性很差，給企業(yè)的安全帶來(lái)了極大的隱患。為此，宋世武在黃海糧油組織選型，最后更換成企業(yè)版OA辦公軟件作為其辦公自動(dòng)化平臺(tái)，且應(yīng)用情況良好。

       從“編故事”到清晰有據(jù)可查

       在宋世武調(diào)任到中糧營(yíng)銷(xiāo)后，發(fā)現(xiàn)在營(yíng)銷(xiāo)過(guò)程中，中糧在諸如促銷(xiāo)申請(qǐng)的審批、信用額度申請(qǐng)等營(yíng)銷(xiāo)工作等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，仍舊采用傳真的方式來(lái)進(jìn)行審批，而審批所采用的表單主體就是一個(gè)文本框，“申請(qǐng)人對(duì)產(chǎn)品銷(xiāo)售進(jìn)行預(yù)測(cè)，并將由此產(chǎn)生的促銷(xiāo)費(fèi)用填寫(xiě)到其中，然后一級(jí)一級(jí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)傳真進(jìn)行審批，而且領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常需要在審批件上進(jìn)行各種批注。到最后我們發(fā)現(xiàn)，最后傳真到領(lǐng)導(dǎo)層面只能看到一個(gè)個(gè)的黑疙瘩。而且，紙質(zhì)文檔的另一個(gè)問(wèn)題就是回溯查詢(xún)很困難，給事后的統(tǒng)計(jì)核算造成了相當(dāng)?shù)睦щy。”

       通過(guò)應(yīng)用OA中的“表單+流程”的管理模式，中糧營(yíng)銷(xiāo)建立明晰的促銷(xiāo)審批表單，對(duì)于銷(xiāo)售價(jià)格、銷(xiāo)售數(shù)量的預(yù)估、促銷(xiāo)的原因、對(duì)策，促銷(xiāo)方式以及促銷(xiāo)費(fèi)用的分擔(dān)等都制成了明確的表格表單，一改以往審批中大文本框自由填寫(xiě)且隨意性高、不規(guī)范的“編故事”型促銷(xiāo)審批模式，有效地幫助中糧營(yíng)銷(xiāo)公司清楚審批事項(xiàng)的每一個(gè)細(xì)節(jié)，做到花明白每一塊錢(qián)。

       特別是在審批表單中，OA項(xiàng)目開(kāi)發(fā)小組根據(jù)一線的實(shí)際情況，制作出了一張非常明晰的審批表單，從售價(jià)、預(yù)測(cè)銷(xiāo)量、折扣、各種形式的消費(fèi)者、通路促銷(xiāo)費(fèi)用等各種費(fèi)用全部清晰的列出來(lái)，在領(lǐng)導(dǎo)審批的時(shí)候可以清晰看到各地的促銷(xiāo)思路以及花費(fèi)情況；另一方面，電子化的促銷(xiāo)表單，可以很方便的在事后對(duì)每次促銷(xiāo)的預(yù)測(cè)數(shù)值、實(shí)際銷(xiāo)售數(shù)值、花費(fèi)的促銷(xiāo)費(fèi)用做一個(gè)統(tǒng)計(jì)，得出此營(yíng)銷(xiāo)方案的實(shí)際成果，并在以后的營(yíng)銷(xiāo)方案中進(jìn)行相應(yīng)改進(jìn)，同時(shí)長(zhǎng)時(shí)間的數(shù)據(jù)積累，也為中糧營(yíng)銷(xiāo)提供了寶貴的消費(fèi)者消費(fèi)情況的統(tǒng)計(jì)，為更準(zhǔn)確的作出以后的營(yíng)銷(xiāo)策略提供了一個(gè)有力的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

       通過(guò)表單的精細(xì)化設(shè)計(jì)，中糧營(yíng)銷(xiāo)做到了明明白白花每一分錢(qián)，確確實(shí)實(shí)知道花的每一分錢(qián)的用處，實(shí)現(xiàn)了精細(xì)化管理。

       各種關(guān)鍵字段可在協(xié)同中清晰呈現(xiàn)，以前發(fā)往全國(guó)各地的傳真如今只一個(gè)協(xié)同便輕松搞定

       從傳統(tǒng)傳真審批到現(xiàn)代電子審批

       營(yíng)銷(xiāo)機(jī)構(gòu)的龐大、全國(guó)各地的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的差異以及消費(fèi)的季節(jié)性，是食用油行業(yè)的銷(xiāo)售特點(diǎn)。因此，應(yīng)對(duì)不同地區(qū)情況的不同營(yíng)銷(xiāo)政策的制定和審批，需要走的層級(jí)較多、流程較長(zhǎng)，且季節(jié)性消費(fèi)強(qiáng)的行業(yè)，在同一時(shí)間段到達(dá)總部的促銷(xiāo)審批單據(jù)數(shù)量相當(dāng)大，為了能夠盡快地處理這些單據(jù)，中糧安排了許多的人員來(lái)專(zhuān)門(mén)處理，但處理周期仍顯較長(zhǎng)，這是不符合企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)要求的。為實(shí)現(xiàn)“效率快、數(shù)據(jù)拿得多和準(zhǔn)、帳算得清楚和明白”并取得更高的市場(chǎng)占有率，在宋世武進(jìn)入中糧營(yíng)銷(xiāo)公司后，在總經(jīng)理陳剛的親自督導(dǎo)下，決定采用企業(yè)版OA來(lái)解決這一難題。

       利用企業(yè)版OA協(xié)同，中糧營(yíng)銷(xiāo)變傳統(tǒng)的傳真方式為協(xié)同方式，速度快、脈絡(luò)清晰，受到中糧營(yíng)銷(xiāo)內(nèi)部管理人員的極大認(rèn)可，經(jīng)常是一個(gè)新的表單制作出來(lái)，各大區(qū)總監(jiān)就通知下屬，拒絕收此類(lèi)審批申請(qǐng)的傳真，完全采取電子表單審批方式。甚至在一些大區(qū)，大區(qū)總監(jiān)直接請(qǐng)運(yùn)營(yíng)管理部幫助他們來(lái)設(shè)計(jì)某個(gè)審批表單，以解決他們的問(wèn)題。目前，中糧營(yíng)銷(xiāo)公司已經(jīng)建立了200余張各種類(lèi)型的表單，實(shí)現(xiàn)了從方案預(yù)算、單筆審批流、編號(hào)進(jìn)入ERP、發(fā)貨、方案執(zhí)行、核銷(xiāo)、反饋的全流程信息化處理，輔助決策的同時(shí)獲得了良好的收益。正是有了這種積極的應(yīng)用，目前中糧營(yíng)銷(xiāo)OA協(xié)同上線并發(fā)數(shù)穩(wěn)定在并發(fā)總數(shù)的95%以上。OA的高效應(yīng)用，也讓中糧營(yíng)銷(xiāo)徹底放棄了之前傳真審批方式。目前總部要求對(duì)各種促銷(xiāo)申請(qǐng)的審批時(shí)間不超過(guò)2個(gè)小時(shí)，這樣能及時(shí)、快速、準(zhǔn)確地對(duì)各大區(qū)不同情況的促銷(xiāo)申請(qǐng)做出反饋和審批。避免了之前 “黑疙瘩的傳真”，這樣的管理缺位問(wèn)題。

       管理缺位問(wèn)題的解決，也進(jìn)一步完善了中糧營(yíng)銷(xiāo)的管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)了營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃的高速審批推動(dòng)與執(zhí)行，這也極大地促進(jìn)了中糧旗下產(chǎn)品的品牌競(jìng)爭(zhēng)力。中糧營(yíng)銷(xiāo)宋世武頗有感觸地說(shuō)：“目前OA承載的60%以上的工作都是對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提升有著直接促進(jìn)作用的，我們的業(yè)務(wù)審批效率提高了，為營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的預(yù)測(cè)、決策提供了準(zhǔn)確、合理的依據(jù)，我們對(duì)市場(chǎng)的反應(yīng)動(dòng)作更快了，也有效地控制了企業(yè)的管理運(yùn)營(yíng)成本。”